Służba cywilna: jak wygląda praca i rekrutacja dla młodych

Jak sprawdzić, które urzędy teraz prowadzą nabór i na jakie stanowiska?

Odpowiedź brzmi: wchodzisz na nabory.kprm.gov.pl i przeglądasz bazę ogłoszeń. W tej chwili jest tam 447 ofert pracy w 234 urzędach i w 126 miejscowościach, jak podaje serwis Służby Cywilnej. To jedno miejsce, w którym sprawdzisz pracę w służbie cywilnej bez odwiedzania stron poszczególnych instytucji.

Baza obejmuje stanowiska urzędnicze w administracji rządowej, ale bez wyższych stanowisk, takich jak dyrektorzy departamentów, bo te obsadza się przez powołanie. Jeśli szukasz pracy w ministerstwie w Warszawie, ogłoszenia i tak trafiają do tej bazy. Przy każdym wpisie zobaczysz, jakiego stanowiska dotyczy nabór i jakie wymagania stawia urząd.

Ogłoszenie dzieli wymagania na niezbędne i dodatkowe. Brak tych pierwszych oznacza odrzucenie oferty, brak drugich nie przekreśla kandydatury, a ich spełnienie zwiększa szanse. Przeczytaj oba zestawy, zanim wyślesz dokumenty. Do służby cywilnej możesz startować też ze średnim wykształceniem, bo urzędy szukają osób o różnych kwalifikacjach, także na stanowiska specjalisty.

Możesz brać udział w kilku naborach naraz. Jeśli składasz więcej niż jedną ofertę w tym samym urzędzie, z każdej musi jasno wynikać, którego stanowiska dotyczy. W Kancelarii Prezesa Rady Ministrów dokumenty złożysz papierowo, przez ePUAP albo mailem na adres [email protected]. Warto zapisać się na newsletter, który mailowo powiadamia o wolnych miejscach.

Zacznij od przejrzenia bazy i wypisz sobie dwa, trzy ogłoszenia, które pasują do twojego wykształcenia. Przy każdym zaznacz wymagania niezbędne i sprawdź, czy masz na nie dokumenty.

Czy spełniasz wymagania niezbędne i jak je udokumentować?

Zanim wyślesz aplikację, przeczytaj ogłoszenie dwa razy. Wymagania dzielą się tam na dwie grupy i od tego podziału zależy, czy w ogóle masz szansę.

Wymagania niezbędne to te, których brak oznacza odrzucenie oferty. Wymagania dodatkowe rozpatruje się także wtedy, gdy ich nie spełniasz, a ich spełnienie zwiększa szanse na zatrudnienie. Zaznacz w ogłoszeniu jedne i drugie innym kolorem.

Sprawdź na starcie, czy spełniasz wymagania formalne. Potrzebujesz polskiego obywatelstwa, pełni praw publicznych, kwalifikacji wskazanych w ogłoszeniu i nieposzlakowanej opinii. Nie możesz być skazany prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Nie musisz donosić zaświadczenia o niekaralności. Wystarczy podpisane oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Do tego dochodzą dokumenty, które pokazują twoje doświadczenie:

• kopia świadectwa pracy lub zaświadczenia o zatrudnieniu, żeby wykazać długość i rodzaj stażu pracy,
• zakres obowiązków, opis stanowiska, ocena okresowa albo referencje, jeśli ogłoszenie wymaga doświadczenia zawodowego,
• kopia dyplomu, gdy wymagane jest wykształcenie kierunkowe, na przykład studia prawnicze.

Pamiętaj, że staż pracy to okres zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, potwierdzony świadectwem pracy lub innym dokumentem o przebiegu zatrudnienia. Doświadczenie zawodowe liczy się szerzej, bo obejmuje też umowy cywilnoprawne i prowadzenie własnej działalności.

Wymagania na konkretnym stanowisku ustala dyrektor generalny urzędu, więc w dwóch urzędach na podobnym stanowisku możesz spotkać różne zestawy dokumentów. Czytaj ogłoszenie do końca, zanim zaczniesz kompletować teczkę.

Jak odróżnić wymagania niezbędne od dodatkowych w ogłoszeniu?

Ogłoszenie o naborze dzieli wymagania na dwie grupy i od tego, do której trafi dany punkt, zależy los twojej oferty. Wymagania niezbędne to te, których brak oznacza odrzucenie aplikacji. Wymagania dodatkowe działają odwrotnie: jeśli ich nie spełniasz, oferta i tak zostanie rozpatrzona, a jeśli spełniasz, rosną twoje szanse na zatrudnienie.

Zanim wyślesz dokumenty, przeczytaj ogłoszenie z ołówkiem w ręku i rozdziel punkty na dwie kolumny:

• wymagania formalne, czyli obywatelstwo, pełnia praw publicznych, nieposzlakowana opinia i brak prawomocnego skazania za umyślne przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, musisz spełnić zawsze, niezależnie od stanowiska
• kwalifikacje wskazane jako niezbędne, na przykład wykształcenie wyższe o konkretnym kierunku albo znajomość języka obcego, decydują o tym, czy oferta w ogóle wejdzie do oceny
• punkty z listy dodatkowej traktuj jako sposób na wyprzedzenie innych kandydatów, nie jako warunek wejścia

Do tego dochodzi podział na to, co musisz pokazać dokumentem, i to, co wystarczy zadeklarować. Kopia dyplomu potwierdzającego wykształcenie to wymóg formalny, a przy wykształceniu kierunkowym, na przykład prawniczym, dołączasz kopię dyplomu ukończenia studiów na prawie. Niekaralność potwierdzasz podpisanym oświadczeniem o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem, nie musisz od razu biegać po zaświadczenie.

Odróżnienie obu list ma jeszcze jeden skutek. Wymagania dodatkowe bywają opisane ogólnie, więc zanim uznasz, że ich nie masz, sprawdź, czy twoja praca na umowie zlecenia albo własna działalność nie liczy się jako doświadczenie zawodowe. Doświadczenie obejmuje też takie formy pracy, a staż pracy to wyłącznie okres zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Wypisz więc w ofercie długość i rodzaj doświadczenia i podeprzyj to kopiami świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu czy referencji.

Jak złożyć ofertę, żeby nie odpadła z powodów formalnych?

Ogłoszenie o naborze dzieli wymagania na dwie grupy: niezbędne i dodatkowe. Brak tych pierwszych oznacza, że twoja oferta zostanie odrzucona, zanim ktokolwiek ją przeczyta. Brak drugich nie przekreśla kandydatury, ale jeśli je spełniasz, rosną twoje szanse na zatrudnienie. Zanim wyślesz dokumenty, przeczytaj ogłoszenie z ołówkiem w ręku i odhacz każdy punkt z listy niezbędnych. Wymagania formalne to najczęstszy powód, dla którego dobre oferty lądują w koszu.

Doświadczenie i staż pracy to nie to samo. Staż to okres zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, potwierdzony świadectwem pracy. Doświadczenie zawodowe liczy się szerzej, bo obejmuje też pracę na umowach cywilnoprawnych i prowadzenie własnej działalności. W ofercie musisz jednoznacznie wykazać długość i rodzaj wymaganego doświadczenia, na przykład kopiami świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu, zakresów obowiązków czy referencji. Kopia dokumentu potwierdzającego wykształcenie to wymóg formalny, a jeśli stanowisko wymaga wykształcenia kierunkowego, dołącz kopię odpowiedniego dyplomu.

Zamiast zaświadczenia o niekaralności wystarczy podpisane oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub przestępstwo skarbowe. Możesz startować w kilku naborach naraz. Jeśli składasz więcej niż jedną ofertę w tym samym urzędzie, z każdej musi jasno wynikać, którego stanowiska dotyczy. Termin testu czy rozmowy da się czasem przesunąć, ale urząd nie musi się zgodzić, bo w rekrutacji uczestniczy zwykle kilku kandydatów.

Zanim wyślesz papiery, zadzwoń do urzędu albo napisz do osoby wskazanej w ogłoszeniu i zapytaj o dwie rzeczy: czy twój dyplom i dotychczasowe umowy wystarczą oraz w jakiej formie złożyć dokumenty. W Kancelarii Prezesa Rady Ministrów przyjmuje się je papierowo, przez ePUAP albo mailem na adres [email protected]. Warto też zapisać się na newsletter z powiadomieniami o wolnych miejscach, żeby nie przegapić terminu, gdy pojawi się stanowisko dla ciebie.

Jak wygląda test wiedzy i rozmowa kwalifikacyjna?

Test wiedzy sprawdza to, co masz w ogłoszeniu, a nie ogólną wiedzę o świecie. Pytania dotyczą zwykle zakresu zadań na danym stanowisku, więc przygotowanie zaczynasz od wydrukowania ogłoszenia i przeczytania go zdanie po zdaniu. Jeśli w wymaganiach stoi prawo zamówień publicznych, spodziewaj się pytań z tej dziedziny, a nie z historii administracji. Do kolejnego etapu przechodzą osoby, które uzyskają z testu wymaganą liczbę pozytywnych wskazań. Poniżej tej granicy aplikacja kończy się na tym etapie, niezależnie od tego, jak dobrze wypadłaby rozmowa.

Drugi etap to rozmowa kwalifikacyjna. Pytają o doświadczenie, sposób pracy i konkretne sytuacje z życia zawodowego. Tu wracają wymagania dodatkowe, na przykład znajomość języka obcego albo obsługa komputera, bo ich spełnienie zwiększa szanse na zatrudnienie. Na rozmowie padają też pytania o to, jak wyobrażasz sobie pracę w departamencie albo w wydziale, do którego aplikujesz, więc wcześniej przeczytaj, czym ta komórka się zajmuje. Inaczej odpowiadasz ogólnikami, a komisja słyszy to od razu.

Termin testu lub rozmowy możesz próbować przesunąć, ale urząd nie musi się zgodzić, bo w naborze uczestniczy zwykle kilku kandydatów. Jeśli masz ważny powód, zadzwoń do osoby wskazanej w ogłoszeniu i zapytaj, zanim termin minie. Samo wysłanie maila z prośbą o zmianę daty nie gwarantuje, że ktoś przełoży cały harmonogram.

Nazwy stanowisk w ogłoszeniach bywają mylące. Młodszy specjalista i starszy specjalista to inne progi w hierarchii, podobnie inspektor, główny specjalista czy specjalista w departamencie. Zanim wyślesz dokumenty, sprawdź w ogłoszeniu, jakie zadania stoją przy danym stanowisku i czy odpowiadają twojemu doświadczeniu. W najbliższych dniach pobierz ogłoszenie, wypisz z niego wymagania niezbędne i dodatkowe, a potem przygotuj po jednym przykładzie z życia na każde wymaganie.

Od czego zależy wynagrodzenie i dlaczego na tym samym stanowisku bywa różne?

Kwota bazowa jest jedna dla wszystkich, ale jej wysokość ustala ustawa budżetowa na dany rok. Twoja pensja zasadnicza to mnożnik tej kwoty. Poziom mnożnika musi mieścić się w przedziałach przewidzianych dla grupy stanowisk w rozporządzeniu stanowiskowo-płacowym, więc widełki zależą od tego, na jakim stanowisku pracujesz.

W obrębie jednej grupy stanowisk pensje też się różnią. Przy ustalaniu mnożnika bierze się pod uwagę wynik wartościowania stanowiska, ocenę pracy z poziomem kompetencji i wynikami oraz uwarunkowania rynku pracy. Dwie osoby na stanowiskach o tej samej liczbie punktów mogą więc zarabiać inaczej, bo różnią się doświadczeniem, oceną pracy i sytuacją na rynku.

To działa też w drugą stronę. Różnice wynikające z hierarchii stanowisk mają motywować do awansu i rozwoju, więc przejście wyżej zwykle oznacza wyższy mnożnik. Jeśli szukasz pracy w służbie cywilnej jako specjalista w ministerstwie albo w wydziale administracji, zapytaj w dziale kadr, jaka grupa stanowisk i jaki przedział mnożnika dotyczą tej posady.